Le Lean Office

Depuis les années 1940 la terminologie « Toyota Production System » est apparue au Japon comme nom pour une philosophie d’amélioration continue qui vise à réduire les gaspillages en fidélisant les attentes du client.

Cette philosophie, connue après sous le nom de « Lean Manufacturing », est déployée partout dans les secteurs industriels et services.

Même si sa naissance et sa large utilisation était dans le secteur industriel , sa présence s’accroît de jour en jour dans tous les domaines y compris les services administratifs, d’où l’appellation du Lean Office qui voit le jour.

Lean office comme méthodologie de travail :

• Vise à accroître la rentabilité des processus et réduire toute sorte de gaspillage qui minimise l’efficience et maximise la performance
• Optimise de la création de valeur pour une meilleure qualité dans les différents aspects du service.
• Mène à un changement culturel qui consiste à passer de la correction des erreurs à la satisfaction client et l’amélioration continue
• Se concentre sur le développement des compétences de collaborateurs et leur capacité à intégrer les clients dans la création commune de la valeur, par la qualité de service.
• Place, la satisfaction des clients internes ou externes au centre des actions à mener.L’idée principale de l’application du Lean office est de :

• Optimiser les processus et le flux
• Eliminer systématiques des gaspillages en recherchant à maximiser la valeur ajoutée perçue par le client
• Minimiser, le temps sans valeur ajoutée
• Viser L’amélioration continue, la formation et l’implication des collaborateurs
• Opter pour une meilleure qualité de service ou d’information et chercher à créer de la valeurExemple d’application du Lean Office :

Aux bureaux, on ne peut pas assurer un travail de qualité dans un environnement dégradé ! on peut citer quelques exemples

– Beaucoup de temps et d’effort sont gaspillés dans la recherche d’un fichier (même sur l’ordinateur) ;

– Le transport des dossiers entre bureaux engendre une perte de temps et un risque d’erreurs …

Quelques idées simples nous permettent de réduire ou d’éliminer ces gaspillages

– en utilisant l’outil spaghetti Diagram, on peut optimiser les espaces et l’environnement de travail afin de minimiser les gaspillages et réduire le temps perdu est un premier pas pour l’amélioration.
– Mettre en place le système 5S, qui va permettre d’assurer un environnement de travail sécurisé, propre et organisé ce qui aura un impact direct sur la productivité des collaborateurs et réduire le taux de défauts et de réclamations clients dus aux problèmes qualité.

– Optez pour le Visual management : le management visuel basé sur un ensemble de techniques de communication. L’adaptation de cette méthode facilite la transmission des informations, permet de détecter les dérives, accroît l’implication des collaborateurs, favorise la prise de décision rapide.

Gérez vos processus par KANBAN :

 LeKANBAN, « Etiquette » en Japonais, c’est un système qui permet de suivre le processus de traitement d’une tache.

Ce système assure par la gestion visuelle des taches une communication en temps réel, une bonne planification des opérations à entamer avec la vulgarisation de la durée d’exécution d’une tache.

Le KANBAN assure le suivi et la visualisation rapide et précise l’avancement des différentes taches de tout projet.

Impliquez vos collaborateurs :

Lorsque on adopte la méthodologie Lean, on s’aperçoit que la clé de réussite c’est l’implication des collaborateurs.

En donnant leurs réflexions, leurs idées à propos les taches qu’ils réalisent, leurs idées d’amélioration et leurs besoins pour mieux mener leurs missions, ils nous permettent de résoudre les problèmes et améliorer les performances.

Leur profonde connaissance de leurs processus et des difficultés rencontrés leur permet de bien analyser leur travail. Cela leur permet d’identifier les difficultés et les pistes d’amélioration.

Leur retour d’expériences, permet de bien repérer les meilleures méthodes pour exécuter une tache pour gagner en performance et en rapidité.

La contribution du lean office dans l’amélioration des performances des entreprises

Lorsqu’on parle d’une société de service, l’utilisation de la méthodologie Lean a fait ces preuves. Elle permet d’améliorer les délais, la qualité du service rendu et le coût.

Dans ces secteurs, les processus sont généralement complexes ce qui donne la possibilité d’importantes optimisations.

Différemment du contexte industriel, le flux s’agit essentiellement de flux d’information et les collaborateurs sont les producteurs sans faire appel à des machines de production.

Lorsque on décortique les processus des secteurs de service on aperçoit les sources de gaspillages : goulots d’étranglement, objectifs inexistants, absence des procédures de travail…

Les bénéfices de l’approche lean dans les “offices” sont assez intéressantes. Des pistes d’amélioration peuvent être abordées et on améliore ainsi la qualité de la prestation et améliore ainsi la satisfaction des clients.

pour mettre en place la culture d’amélioration continue dans vos “offices et bureaux” , il faut commencer par connaitre les outils nécessaires , et essayer de les mettre en place sur le terrain ; afin que l’esprit d’amélioration continue devient une seconde nature pour tous les employés

Pour en savoir plus sur les applications du Lean Six Sigma dans les bureaux , administrations, et offices , N’hésitez à rejoindre nos formations Lean Six Sigma , dans lesquelles on aborde plusieurs exemples issus du terrain !

envie d’en savoir plus , demander notre catalogue.