Réduire les opérations manuelles de 20 %

Robin van Rijn, participant à la formation Six Sigma, travaille chez un prestataire de services dans le secteur financier, où des opérations manuelles s’alternent à des opérations automatiques, via différents systèmes. Dans la formation Black Belt, Robin avait pour mission d’identifier les nombreux flux d’opérations et, en même temps, de réduire les opérations manuelles de 20 %. Ainsi, il permet à son employeur de réaliser une économie substantielle pendant le trajet de la formation. Vous êtes curieux de savoir comment notre participant a fait face à ce défi ? Nous vous en racontons tout dans ce blog.

Il est important d’avoir une vue d’ensemble. Chez l’employeur de Robin, il y a un flux de nombreuses opérations de différents types. Au départ du projet, il n’était pas tout à fait clair quels étaient ces différents flux, le mapping de ceux-ci était donc la première étape indispensable !

Un spécialiste pour chaque tâche

La première étape de la mission pratique dans une formation Six Sigma est la composition d’une équipe de projet. Pour ce faire, il est important d’analyser les expertises nécessaires. Dans le cas de Robin, il fallait surtout effectuer une analyse des données et avoir une connaissance des processus opérationnels. Notre participant a opté pour une collaboration étroite avec le service « Operations » et avec deux collègues responsables du traitement des opérations. Il a de plus impliqué les divisions commerciales dans son projet.

Comment réduire le leadtime des processus ?

Sur la base de bonnes connaissances et d’un savoir-faire adapté, l’équipe de projet s’est mise à passer en revue et à catégoriser les différents types d’opérations. Pour cette mission, notre participant s’est uniquement focalisé sur l’administration business-to-business.

Robin Van Rijn: “Nous avons mesuré un leadtime moyen par catégorie. Ensuite une analyse pareto a été exécutée afin de déterminer dans quelle mesure les leadtimes les plus longs étaient impactés par les différentes opérations. Mes deux collègues qui sont certifiés Green Belt ont ensuite été en détails comment réduire ce leadtime.”

Un résultat dont on peut être fier

Le projet a apporté de bons résultats. Toutes les opérations sont parfaitement claires, il est dès lors possible de détecter immédiatement d’où proviennent les opérations manuelles. De plus, le temps consacré à ces opérations manuelles a diminué de 20 %. Un résultat dont les participants peuvent être fiers.

Vous désirez également vous mettre au Lean Six Sigma ? 

Nous voudrions féliciter les participants qui ont collaboré à ce projet. Vous pensez qu’il y a encore beaucoup de choses à améliorer dans votre entreprise ? Vous êtes curieux de découvrir les possibilités de la méthodologie Lean Six Sigma ? N’hésitez pas à nous contacter.