Improvement KATA & Coaching KATA

Lorsqu’elles implémentent le LEAN management, de nombreuses entreprises s’appuient seulement sur les outils LEAN connus du « Toyota Production System (TPS) ». C’est-à-dire qu’elles implémentent les outils LEAN tels que le VSM, les 5S et le Kanban. Mais au bout d’un certain temps, elles constatent qu’il est difficile de maintenir le rythme d’amélioration souhaité.

Les outils mentionnés ci-dessus ne représentent que la face visible du Lean Management, ces entreprises n’ont pas une idée claire sur la partie moins visible du LEAN, comment ces outils ont été créés par Toyota, comment ils fonctionnent de manière intégrée l’un par rapport à l’autre et comment il se fait que la philosophie Lean à Toyota dure dans le temps et arrive à donner des résultats exceptionnels !

L’ouvrage « Toyota Kata » de Mike Rother a donné des réponses à cette problématique. Mike a recherché la partie moins visible du LEAN, le titre provisoire de son ouvrage était « The invisible », qui s’est par la suite intitulé « Toyota Kata ».

Le KATA est un terme japonais utilisé dans le domaine des arts martiaux, il s’agit d’un exercice de style individuel comprenant une série de mouvements déterminés, effectués contre 4 à 8 adversaires imaginaires, qui attaquent de différentes directions. En Lean management, le kata fait référence à deux éléments : L’Improvement Kata et le Coaching Kata.

L’Improvement Kata

Toyota considère l’adaptation et l’amélioration continue comme un avantage compétitif important. Tous les collaborateurs de Toyota doivent posséder cette compétence – c’est l’Improvement Kata. L’Improvement Kata suit 4 étapes fixes.

1. Définissez une Vision (True North).
2. Découvrez la « Current Condition » – situation actuelle.
3. Déterminez la « Next Target Condition » – le prochain objectif.
4. Identifiez les « Obstacles » et utilisez le PDCA pour atteindre votre objectif.

Le Coaching Kata

L’Improvement Kata doit être appris. C’est la tâche du manager, le développement du collaborateur, l’enseignement de l’Improvement Kata et l’accompagnement pendant l’exécution de l’Improvement Kata est ce que l’on appelle le Coaching Kata.

Il s’agit de la routine répétitive par laquelle les leaders et les managers Lean enseignent le Kata d’amélioration à tous les membres de l’organisation. C’est  un cadre, une série de questions, utilisé par les managers pour renforcer la pratique efficace du Kata d’amélioration.

Les cinq questions du Coaching Kata, posées à l’apprenant par un coach, guident l’apprenant à travers le schéma de pensée scientifique PDCA souhaité. Au cours de la séance de coaching, le coach donne également à l’apprenant des conseils procéduraux – et non des solutions – qui aident l’apprenant à surmonter avec succès les obstacles.

L’exécution de l’Improvement et du Coaching Kata présente de nombreux points communs avec le sport (de haut niveau) :

• Si vous voulez être un bon améliorateur (Improvement Kata), vous devrez chercher un bon coach.
• Vous devez bien maîtriser l’Improvement Kata afin d’être un bon coach (si vous n’avez pas été un footballeur de haut niveau, il est difficile d’être un bon coach de football).
• Vous ne pouvez pas apprendre à quelqu’un à faire du golf en le faisant 3.000 fois devant lui. La personne doit pratiquer elle-même, répéter, commettre des erreurs et apprendre.

La simplicité apparente des cinq questions de coaching fait paraitre cette routine plus facile qu’elle ne l’est en réalité. Nous sous-estimons souvent tous les éléments qui entrent en ligne dans le cadre d’un coaching. Il est ainsi nécessaire que le Coach (Manager) s’exerce aussi dans ce rôle (avec le feedback d’un Second-Coach) pour construire progressivement le savoir, le savoir-faire et surtout le savoir-être nécessaire. Il est indispensable de faire appel à un Coach-Coach expérimenté si les responsables veulent développer des compétences de coaching (dans le domaine de l’amélioration continue).

Comprendre la neuroscience de l’apprentissage

On sait bien qu’il y a une limite à la quantité de nouvelles informations que notre cerveau peut absorber en une session, c’est presque vingt minutes !

Pratiquer des courtes périodes d’apprentissage quotidiennement pendant plusieurs mois est beaucoup plus efficace que de longues séances.

Les neuroscientifiques ont démontré que le comportement et la pensée sont interconnectés (voir illustration ci-dessous). Lorsque nous faisons quelque chose, ces informations sont codées sous la forme de faisceaux et de synapses qui relient les neurones. Lorsque nous pratiquons d’une manière répétitive, nous obtenons un circuit très efficient qui devient notre habitude.

Par exemple, si nous abordons un problème en pensant rapidement, en sautant aux conclusions, on ne sera pas efficace dans nos résolutions de problèmes. Pour contrer cette tendance, nous devons nous comporter de manière scientifique à plusieurs reprises, ce qui changera notre façon de penser et nous rendra plus efficace dans nos résolutions de problèmes.

Nos experts Lean peuvent coacher vos coachs KATA et accompagner l’implémentation du coaching KATA dans votre entreprise.

Si vous souhaitez avoir plus d’informations, Ce thème est abordé lors de nos formations Lean Leader. Vous pouvez également télécharger notre catalogue de formations pour avoir une idée sur les programmes des formations Lean Six Sigma