SEUL TU VAS PLUS VITE, ENSEMBLE ON VA PLUS LOIN !

La collaboration semble si simple et si facile. Tout le monde connaît le mot et pourtant, dans la pratique, cela se passe souvent moins bien que prévu. Pour parvenir à une organisation Lean Six Sigma, une collaboration efficace est la clé du succès.

Le dicton “seul on va plus vite, ensemble on va plus loin” n’est pas là par hasard. La collaboration est une façon importante d’atteindre son objectif.

Des compétences telles que l’écoute, le brainstorming et l’attention continue au projet d’amélioration sont les conditions préalables pour parvenir à l’amélioration souhaitée.

Une municipalité avec laquelle nous avons collaboré, l’a vécu en direct!

Une situation désastreuse

Dans cette municipalité, il faut près de 60 minutes pour enregistrer toutes les informations importantes relatives à la demande du client et créer les documents nécessaires dans le système informatique, en réponse à la demande officielle des citoyens. Le résultat est une augmentation de la charge de travail et des délais de traitement. Cela entraîne le dépassement du délai légal de traitement de deux semaines. La situation est devenue critique. Il est temps d’agir immédiatement !

Le projet de certification est né

Notre participant avait déjà de l’expérience avec un projet d’amélioration antérieur. En conséquence, les ressources étaient immédiatement disponibles pour démarrer avec Lean Six Sigma. Le projet de certification est ainsi né.

Comme solution temporaire, la direction a créé un back-office pour les tâches administratives, pour ajouter une étape supplémentaire au processus. Malheureusement, cela n’a pas supprimé le goulot d’étranglement. L’objectif du projet ? Concevoir le processus de manière à ce que les documents nécessaires soient livrés en moins de temps. Le délai légal de 14 jours calendaires doit être respecté.

La collaboration est la clé

Pour atteindre l’objectif ambitieux, notre apprenant a impliqué toutes les parties prenantes directement concernées dans l’équipe de projet Lean Six Sigma. Du personnel du back-office, des coachs jusqu’à l’administrateur d’application.

L’équipe de projet a été continuellement impliquée dans les considérations et les étapes qui ont été prises. Mais des tâches directes ont également été assignées pour mettre en œuvre les actions d’amélioration. Ainsi, vous créez immédiatement un sentiment d’équipe. Les collègues apprécient cela beaucoup et se sentent pris au sérieux. Les fournisseurs de logiciels et les consultants ont également été impliqués lorsque cela était nécessaire.

Une « visite » sur le lieu de travail et divers entretiens ont permis de clarifier l’image de la situation et du processus. Ensuite Les actions d’amélioration ont ensuite été déterminées et hiérarchisées sur la base d’outils réels Lean Six Sigma. Cela demande beaucoup de persévérance, de concertation et de ténacité. Vous devez vous assurer que le rythme effréné de la journée ne vous submerge pas. Et certains problèmes liés aux TIC se sont également avérés plus difficiles que prévu.

La patience est récompensée

La patience est une vertu. Mais au final ça paye. La compréhension de la situation et la tendance à la baisse ont motivé les employés du back office. Ils se sont sentis pris au sérieux pour la première fois dans la résolution des problèmes. Les résultats « durs » ? Dans la mesure de référence, 91 % des mesures dépassaient le délai de traitement légal. Avec le projet Lean Six Sigma, nous avons pu réduire considérablement ce pourcentage à 66 %. L’objectif (35 jours) a été atteint et une amélioration significative par rapport à la référence peut être constatée.

Mes principaux conseils ?

Continuer à vérifier les mesures. Insister davantage sur le traitement des cas très anciens afin qu’ils n’influencent pas les mesures. Mais surtout : faire preuve de persévérance, être tenace et continuer à collaborer et à travailler ensemble. Alors, votre certification sera également un succès complet !

Si vous souhaitez également travailler de manière structurée sur l’amélioration des problèmes, une formation Lean Six Sigma peut vous aider. N’hésitez pas à nous contacter ou à en savoir plus sur notre site web.